Office Manager Administration in Teilzeit (m/w/x) in Berlin

The job

Einladende Büros entstehen nicht von selber, sondern brauchen jemanden mit viel Herz und einem klaren Kopf. Hierfür suchen wir dich als Office Manager Administration (m/w/x) um ein attraktives Arbeitsumfeld an unserem Berliner Standort aktiv zu gestalten. Dabei repräsentierst du nicht nur unser Unternehmen als erster Ansprechpartner für Gäste und Mitarbeiter, sondern überzeugst auch mit deiner herzlichen Persönlichkeit.

Your contribution

  1. Deine Aufgaben

    • Als erster physischer Kontakt für Kunden, Bewerber und Dienstleister verkörperst und vermittelst du die Kultur und Identität von Experience One
    • Am Empfang behältst du den Überblick über Besucher und Kunden und bist gleichzeitig Ansprechpartner(in) für unsere Kollegen.
    • Du bist ein aktiver Teil bei der Planung und Durchführung von Kundenworkshops und Events, wobei du sämtliche administrative Tätigkeiten übernimmst (Ansprechpartner für Dienstleister; Bedarfsplanung und Beschaffung aller Verbrauchsmaterialien; Vorbereitung von Kundenevents inkl. Catering; Sauberkeit, Sicherheit und Ordnung im gesamten Office)
    • Über die aktuelle Konfisituation bist du bestens informiert bzw. hilfst den Kollegen bei der Koordination falls es einmal einen Engpass geben sollte.
    • Du bist für den Belegungsplan und die Pflege unserer Berliner Mitarbeiterwohnung zuständig und koordinierst hierfür Dienstleister, Reinigungsteam etc.
    • Du gehst verantwortungsvoll mit Budgetvorgaben und unserer Firmenkasse um
  2. Deine Fähigkeiten

    • Du hast eine für die Position angemessene Berufserfahrung, idealerweise im Agenturumfeld, in der Hotellerie oder anderen Dienstleistungsbranchen
    • Mit vielen Menschen zusammenzuarbeiten macht dir Spaß und du lässt dich gerne auf verschiedene Anforderungen mit einer ruhigen und gelassenen Art ein – falls notwendig auch gleichzeitig und unter Zeitdruck
    • Du kannst dich für vielfältige Dinge begeistern und bist bei deiner Arbeit immer einen Schritt voraus
    • Du überzeugst durch deinen hohen Service- und Qualitätsanspruch sowie deinem sehr guten Organisationsgeschick
    • Freundlichkeit ist für dich nicht nur eine leere Worthülse, sondern eine wahre Charaktereigenschaft
    • Du besitzt starke, kommunikative Fähigkeiten, ein sicheres Auftreten und angenehme Umgangsformen im telefonischen und persönlichen Kontakt mit Gesprächspartnern, Kunden und Mitarbeitern

Apply now. We'd love to have you!

We believe in teamwork, diversity and curiosity as foundations for long-term success and we are searching for colleagues who share our values. If you want to become a part of an interdisciplinary team in which every voice weighs the same and everyone takes on responsibility, then this is the right place for you.

Your contact person

If you have any questions regarding this job or our working culture, Margit will be happy to receive your message.